L’atto immobiliare prevede una procedura lunga e laboriosa: deve essere registrato, trascritto, volturato. Occorre procurarsi documenti quali la visura catastale online, la visura catastale storica, la visura ipotecaria e la planimetria catastale. Il lungo elenco delle operazioni prevede numerosi passaggi presso uffici e strutture dell’Agenzia del Territorio, l’Agenzia delle Entrate, lo studio notarile, le conservatorie della città.
Tutte operazioni che comportano un costo, in termini di tributi a carico dei relativi soggetti. Allo scopo di ridurre tempi e costi di presentazione degli atti, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei Pubblici Ufficiali (figure professionali diverse dai notai, ma anch’esse tenute ad adempiere diversi compiti relativi all’atto immobiliare), un modello, detto Modello Unico Informatico, che consente di immettere online procedure e documenti direttamente nella piattaforma Sister dell’Agenzia delle Entrate.
Il Modello Unico Informatico può contenere le richieste di registrazione, note di trascrizione e di iscrizione, domande di annotazione e domande di voltura catastale. I Pubblici ufficiali sono tenuti al pagamento dei tributi con autoliquidazione, ma a differenza dei notai, non possono compensare le somme pagate in eccesso. I documenti devono essere compilati con il software UniMod e inviati attraverso il Sister, dietro previa abilitazione al servizio presentazione documenti.
Il Sister, tra le sue varie funzioni, prevede anche la consultazione di documenti come la visura catastale online, la visura catastale storica e la visura ipotecaria. Tutti i documenti sopraelencati sono essenziali all’adempimento delle pratiche di voltura e trascrizione degli atti catastali, e anche se non hanno valore probatorio, servono a garantire la conformità con lo stato di fatto.
A titolo sperimentale i Pubblici Ufficiali possono trasmettere anche il titolo per gli atti da presentare ai conservatori dei registri immobiliari. La trasmissione telematica riguarda sempre la copia autenticata, integralmente predisposta mediante strumenti informatici e firma digitale, degli atti originali. Per tutte le formalità trasmesse telematicamente viene prodotto un certificato di eseguita formalità, sottoscritto dal conservatore con firma digitale, atto ad attestare le relative funzioni.